Az ideális onboarding folyamat

E heti cikkünkben pár hasznos gondolatot osztok meg egy új kolléga ideális és hatékony beléptetési folyamatával kapcsolatban, hiszen ezek az első, de egyben kiemelkedően fontos lépések a leendő munkavállaló elköteleződésének kialakításában. Elsőre jó benyomást kelteni pedig csak egyszer van lehetőségünk.

Legtöbb esetben ha azt mondjuk, hogy onboarding, sokan a szerződés aláírásra, az első munkanapokra, hetekre, hónapokra gondolnak, de valójában az igazi onboarding első lépését a cég által -  legtöbb esetben a HR által - kiadott írásos ajánlattól kell számon tartani. Innen indul a Pre-boarding fázis. Ugyanis egy pozitív szövegezésű első, hivatalos kommunikáció már sejtetheti az új kollégával, hogy milyen munkakultúrába csöppenhet.

Gondolatébresztő gyanánt egy rövid inspiráció arról, hogy mennyit számít a pozitív szövegezés:

“Kedves XY!
Mérhetetlen örömmel töltene el, ha elfogadnád alábbi ajánlatunkat és csatlakoznál az XYZ Kft. Csapatához…”

Nem tűnik nagy hozzáadott értéknek, még is sokkal pozitívabb hangvétele van ennek a pár sornak, mint az alábbi mintának:

Kedves XY!
„Ez úton küldöm ajánlatunkat az XZY Kft nevében…”

A pre-boarding az elköteleződés növelése mellett csökkenti a váltás okozta stresszt az új munkavállalók számára, mert ennek köszönhetően a felmondást követő időszakban sem inog meg a bizalmuk az új munkahelyüket illetően.  Így emiatt kiemelten fontos az elő-beléptetés során, hogy a leendő munkavállalóval az ajánlat elfogadás és az első munkanapja között is tartsuk a kapcsolatot és ne szenvedjen információhiányban ezen időszak alatt sem. Mivel napjainkban nem szokatlan az akár 3 hónapos felmondási időszak sem, így előfordulhat, hogy a megfelelő tájékoztatás hiánya miatt az új munkavállaló elbizonytalanodik az új hely megfelelőségében. Érdemes lehet akár a közvetlen vezető által küldött üdvözlő üzenettel megerősíteni a kiválasztott kollégát, hogy tudja, számítanak rá és már nagyon várják, hogy csatlakozzon az új csapatához.

Ezt a lépést követi az előzetes papírmunkák előkészítése, a munkaszerződés aláírása és a felkészülés az új kolléga első napjaira. Mindenképpen fontos, hogy az első napjáról részletesen tájékoztatást biztosítunk, hogy felkészülten tudjon érkezni, és ne érje váratlanul az aznapi agenda.

Az első nap mellett természetesen sokat számít, hogy az első heteit, hónapjait részletesen megszervezve és megtervezve várjuk az új kollégát, ezzel érzékeltetve, hogy felkészültek érkezésére az új munkahelyén. Emellett nagyon fontos a kontroll pontokat egyeztetni a közvetlen vezetővel, mely során az első nap, első hét és első hónap után, illetve a próbaidő lejárta előtt egy személyes megbeszélés keretében visszajelzést adhatnak egymásnak a közvetlen vezetőjével. Ezen alkalmak során van a legjobb lehetőség arra, hogy magasabb szintre tudjuk emelni az elköteleződést felettes-beosztott szinten. Amennyiben bármi olyan jellegű probléma merül fel valamelyik fél oldaláról, ami orvosolható, azok ezeken a beszélgetéseken tudnak előjönni a legkönnyebben, ezáltal minimalizálható az esetleges próbaidő alatti felmondás vagy elküldés kockázata.

Az onboarding folyamat során nagyon fontos szerepe lehet az újonnan érkező integrálásában, egy „buddy” kijelölésének. Ez a személy nem feltétlenül azért felel, hogy szakmailag támogatást nyújtson, hanem, hogy az integrálást segítse. Megismerteti a szokásokkal, a belső rendszerekkel, az alap folyamatokkal, a vállalati kultúrával és bármilyen egyéb kérdésben segítségére lehet. Egy újonnan érkező kolléga számára kiemelten fontos, hogy megismerje a kollégáit, a csapatot és hogy minél gyorsabban kamatoztathassa a tudását.

A sikeres próbaidő végét a próbaidős beszélgetés zárja, mely során a közvetlen vezető, - és opcionálisan a HR - beszélik át az első hónap tanulságait és megállapodnak a közös munka folytatásában (jobb esetben). Ezen beszélgetés alkalmával fontos, hogy vezetőként kijelöljünk 3-6 hónapos terveket, célokat mellyel fejlődésre és a teljes szintű integrációra tudjuk felkészíteni a kollégát. Ez azt is jelenti, hogy a teljes onboarding folyamatot valójában 6-9 hónapra (+ pre-boarding) datáljuk, mely idő alatt ki tudjuk alakítani a megfelelő elköteleződés mértékét és integrálni tudjuk az újonnan érkezőt a szervezet mindennapi életébe.

Farkas Tamás

Amennyiben szívesen olvasna hasonló témákról, látogasson el testvér brandjeink oldalára kék galléros vagy vezetői tartalmakért.